В работе могут возникать десятки мелких и крупных задач: входящие сообщения, встречи, отчёты, звонки, срочные и не очень дела. Задачи копятся, появляется стресс, а мозг перегружается настолько, что порой сложно сосредоточиться на конкретной задаче.

В этой статье расскажем, как привести дела в порядок с помощью простого и эффективного инструмента, который проверен на практике тысячами людей по всему миру — метод «Getting Things Done», или сокращённо GTD.

Содержание

О GTD методе и кому подойдёт

Метод GTD (Getting Things Done — «доведение дел до завершения») — это система управления делами, разработанная американским консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом.

Дэвид Аллен более 30 лет помогает предпринимателям, руководителям и менеджерам эффективно управлять временем и действиями, достигать успеха и финансовой свободы. Система GTD подробно описана им в бестселлере «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Суть GTD метода

Ваш мозг лучше справляется с такими задачами, как генерация новых и нестандартных идей и принятие решений, если освободить его от хранения текущих задач. Вместо этого все задачи следует вынести из головы на внешний носитель (блокнот, приложение для заметок — что вам удобнее), чтобы разгрузить ум и более продуктивно работать. Таким образом, вы всегда сохраняете ясность ума, снижаете уровень стресса и эффективнее выполняете задачи.

Этот метод подходит тем, у кого много задач одновременно: владельцам бизнеса и менеджерам любого уровня, email-маркетологам, проект-менеджерам, HR-специалистам, бухгалтерам, программистам, творческим работникам и другим занятым профессионалам, желающим навести порядок в делах.

Как работает метод GTD — 5 простых шагов, которые можно внедрить сразу после прочтения статьи

Шаг 1: Сбор информации

Фиксируйте сразу каждую задачу и идею. Пока вы фоново удерживаете в голове задачу, чтобы ее не забыть, она вызывает стресс и отнимает ресурсы мозга. Вместо этого используйте подходящие для вас средства фиксации задач:

  • электронную почту;
  • бумагу и ручку;
  • диктофон;
  • приложение для заметок (Например: Tweek, Google Keep, Todoist и т.п.)

Шаг 2: Прояснение и определение следующего действия

На этом этапе регулярно просматривайте накопленный список и принимайте решение, что дальше делать с каждой задачей.

Спросите себя: ЧТО ИМЕННО нужно сделать? Определите ясное, конкретное действие.

Если задачу выполнить просто и это займёт не больше 2 минут — сделайте сразу. Это основное правило GTD — «Правило двух минут».

Если задача сложная или необходимо совершить нескольких действий, решайте, что делать дальше:

  • делегировать;
  • перенести выполнение на определённую дату;
  • занести в конкретный список задач («следующие действия», «когда-нибудь/может быть»).
✏️Совет: пишите следующее действие по задаче с конкретным глаголом действия в начале, например, «позвонить Ивану», «отправить ТЗ дизайнеру». Это уберёт неопределённость и ускорит выполнение.

Шаг 3: Организация и распределение задач по спискам

Задачи, прошедшие этап прояснения, надо распределить по удобным спискам.

Например, это можно сделать так:

  • Следующие действия. Конкретные задачи в порядке их выполнения.
  • Календарь. Задачи, имеющие чёткие сроки: встречи, дедлайны и обязательства.
  • Проекты. Всё, что требует больше одного действия.
  • В ожидании. Задачи, по которым вы ждёте действий от других.
  • Когда-нибудь / Может быть. Всё, что хотелось бы когда-нибудь реализовать, но сейчас необязательно.

Шаг 4: Обзор и поддержание задач в актуальном состоянии

Раз в неделю выделяйте на обзор задач 30 минут, и ежедневно проверяйте список задач на день.

Важно регулярно актуализировать список задач и распределять общий перечень дел по отдельным спискам: датам и проектам.

Задачи, требующие до 2 минут вашего времени, лучше сделать сразу и вычеркнуть.

✏️Совет: заведите привычку делать еженедельный обзор в одно и то же время, например вечером в пятницу или утром в понедельник. Так вы всегда будете держать дела под контролем.

Шаг 5: Действие и выполнение задач

Вы уже прояснили задачи и теперь осталось выполнить их по списку, руководствуясь обстоятельствами и сроками.

✏️Совет: для максимальной эффективности попробуйте выбирать задачи по:
- срокам,
- контексту (телефон, офис, компьютер, дома),
- доступному времени (быстрые задачи выполняйте между встречами),
вашим силам (сложные задачи берите, когда вы бодры и у вас много энергии).

Как внедрить GTD быстро и легко

☑️ Выберите максимум два подходящих инструмента: блокнот и ручка + приложение.
☑️ Запишите весь список задач, как рабочие, так и домашние.
☑️ Проведите первую систематизацию (вычеркнув всё ненужное или пометьте, что делегировать).
☑️ Проведите обзор задач.
☑️ Регулярно используйте «правило 2 минут».
☑️ Начинайте день со списка «следующие действия».

5 частых ошибок при работе методом GTD и советы, как их избежать

1. Держать задачи в голове

    Не выписывая все задачи и пытаясь их просто держать в голове, вы создаёте дополнительную нагрузку и стресс мозгу, что приводит к снижению продуктивности. Кроме того, можно что-то упустить.

    Как избежать:

    Записывайте каждую свою задачу, как только она появилась. GTD работает только при условии полной «разгрузки мозга». Для удобства носите с собой блокнот или пользуйтесь удобным приложением на смартфоне.

    2. Игнорировать правило двух минут

      Откладывая мелкие и быстрые задачи на потом, можно накопить огромные списки дел.

      Как избежать:

      Применяйте правило «2-х минут»: если задача занимает не более двух минут — выполните её сразу. Это очистит списки и снизит стресс от множества небольших накопившихся дел.

      3. Размытые формулировки задач

        Расплывчатые формулировки типа «разобраться с отчётом» и «подготовиться к встрече» не отвечают на вопрос «Что конкретно нужно сделать?». Из-за этого вы снова будете тратить время на постановку задачи и ее обдумывание, вместо того, чтобы сразу перейти к её выполнению.

        Как избежать:

        Формулируйте задачи со следующего конкретного действия, например «позвонить Алексею», «собрать данные о продажах за июнь», «написать Марине письмо о». Чёткое действие легче и быстрее выполнить.

        4. Пропускать еженедельный обзор

          Пропуская регулярные обзоры задач, вы можете что-то упустить или оставить в списке уже неактуальные дела.

          Как избежать:

          Заранее определите время на еженедельный обзор и внесите его в календарь повторяющимся событием.

          5. Не выделять отдельные списки и путать контексты задач

            Хранение задач в одном общем списке или неправильно подобранные контексты усложняют выполнение задач и могут привести к нарушению дедлайнов.

            Как избежать:

            Создавайте отдельные списки по задачам и контекстам.

            Например,

            по месту и инструменту: «дома», «офис», «звонки», «на компьютере», «в ожидании»;

            по контексту: «следующие действия», «календарь», «проекты», «в ожидании», «когда-нибудь/может быть».

            Это сократит время на переключения и упростит выполнение задач. А также поможет определять ближайшие важные действия, видеть долгосрочные цели и идеи.

            Итак, чтобы GTD работал и не стал разочарованием, записывайте абсолютно все свои задачи, идеи и планы, не держите ничего в голове; формулируйте задачи чётко, отвечая на вопрос «Какое следующее действие?»; выполняйте сразу все задачи, которые можно сделать за пару минут;
            делайте регулярный еженедельный обзор задач.

            GTD — это работающий метод эффективного выполнения задач, чтобы перестать тревожиться из-за множества дел и освободить голову для продуктивной работы и новых идей. Этот подход используют миллионы профессионалов по всему миру.

            Попробуйте метод GTD сами и проверьте, подходит ли он вам, чтобы навести порядок в делах без лишнего стресса.