Делегирование — передача разного рода задач сотрудникам с целью освобождения своего времени для наиболее значимых задач.
Делегирование — это ключ к успешному управлению бизнесом. Каждый предприниматель и руководитель должен делегировать основную массу задач своим сотрудникам, тем самым освобождая своё время от рутинных задач и увеличивая личную эффективность, работая над задачами стратегического характера и развития бизнеса.
Когда необходимо делегирование
1. Помощь сотрудникам в профессиональном развитии
Зачастую задачу гораздо проще, легче и быстрее выполнить самому, но с увеличением рабочей нагрузки и не развивая сотрудников в профессиональном плане. Но, лучше развивать сотрудников и делегировать им порой даже те задачи, с которыми они справятся с трудом.
2. Большая загруженность руководителя
Большая загрузка — является наиболее частой причиной делегирования задач сотрудникам, для освобождения времени и обращения внимания наиболее важным задачам.
3. Задача не является приоритетной
Большинству задач на стадии «зачатия» требуются чуть ли не обязательное участие руководителя для её решения. Но зачастую задачи теряют свою приоритетность в связи со всевозможными обстоятельствами, тогда их необходимо делегировать и заниматься наиболее приоритетными задачами, которые можно определить при помощи матрицы Эйзенхауэра:
Мануал по эффективному делегированию
Делегирование зачастую проходит не легко, но весь процесс можно разбить на 4 этапа и постоянно совершенствовать алгоритм для себя.
Этап №1 — Что делегировать?
Все задачи делятся на те, которые можно/нужно делегировать и на те задачи, которые необходимо выполнить самостоятельно. Прежде чем делегировать, задайте себе следующие вопросы:
- есть ли среди сотрудников тот, у кого будет достаточно компетенций решить задачу?
- поможет ли сотруднику выполнение этой задачи в проф. росте?
- может стоит выполнить задачу самостоятельно?
- будет ли эта задача повторятся в будущем?
Этап №2 — Кому делегировать?
Некоторые задачи может выполнить практически любой сотрудник, но есть задачи, которые требуют определённых знаний и навыков. Чтобы наиболее эффективно делегировать задачи, вам необходимо знать компетенции каждого сотрудника. Помимо компетенций, необходимо адекватно оценивать нагрузку каждого сотрудника и не перегружать его, тем самым сохраняя нормальную рабочую атмосферу.
Этап №3 — Инструкции и контроль исполнения
Просто рассказать на словах задачу своему сотруднику — это не правильных подход. Предоставьте необходимую информацию и инструменты для решения задачи, оцените задачу, поставьте определённые сроки и контролируйте процесс выполнения, а при возможно сложившихся сложностях — помогайте сотруднику.
Основные ошибки при делегировании
Ожидания руководителя от выполнения делегированной задачи как правило завышены, но зачастую это не от низкой компетенции сотрудника, а из-за ошибок, которые руководители совершают при делегировании. Изучив наиболее распространённые ошибки, вы сможете их избежать:
1. Отсутствие дедлайна (сроки);
2. Не правильный выбор исполнителя задачи;
3. Не определён приоритет задачи и цель её выполнения;
4. Отсутствие инструкций и необходимых инструментов для выполнения задачи.
Любой из вышеописанных пунктов может привести к недопониманию между руководителем — сотрудником компании и к не эффективному выполнению делегированной задачи.
Делегируйте задачи, обучайтесь наиболее эффективному делегированию и развивайте свой бизнес!
